Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde am 12.05.2023 durch den Bundesrat beschlossen. Damit wurde die EU Richtlinie 1937 aus 2019 in lokales Recht umgesetzt. Das Gesetz dient dazu, den Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower) sicherzustellen. Ziel ist es, Verstöße gegen EU-Recht aufzudecken.
Es deckt Bereiche wie Datenschutz, Korruption, Geldwäsche, Steuerhinterziehung und Umweltverschmutzung ab und soll Hinweisgeber vor Repressalien wie Kündigung, Disziplinarmaßnahmen oder Schadensersatzforderungen schützen.
Wer kann eine Meldung erstatten?
Eine Meldung lt. des Hinweisgeberschutzgesetzes können Mitarbeiter / Leiharbeiter, ehemalige Mitarbeiter / Leiharbeiter, Kunden, Lieferanten … in Bezug auf den betrieblichen / behördlichen Kontext erstatten.
Für wen gilt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Gesetz ist für alle Unternehmen / Behörden ab einer Beschäftigtenzahl von 50 Personen bindend. Danach müssen Unternehmen ab 250 Mitarbeiter ein sicheres Hinweisgebersystem seit Juli 2023 vorhalten, Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben eine Übergangszeit bis zum 17. Dezember 2023.
Auch Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern fallen unter das Gesetz. Verstöße gegen das Gesetz sind bußgeldbewehrt.
Interne Meldestelle / externe Meldestelle?
§ 7 HinSchG:
(1) Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle (§ 12) oder eine externe Meldestelle (§§ 19 bis 24) wenden. Diese Personen sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.
(3) Beschäftigungsgeber (…) sollen Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden. Diese Beschäftigungsgeber stellen für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereit. Die Möglichkeit einer externen Meldung darf hierdurch nicht beschränkt oder erschwert werden.
Welche Meldungen können erstattet werden?
- Meldungen von Verstößen gegen europarechtliche Vorgaben und
- Verstöße gegen sonstige nationale Rechtsvorschriften in bestimmten Bereichen (Vergaberecht, Finanzdienstleistungen etc.)
Was ist in Bezug auf das Hinweisgeberschutzgesetz zu tun?
Es muss je Unternehmen / Behörde, welches die vorgegebene Mitarbeiteranzahl von 50 Personen beschäftigt, eine interne Meldestelle eingerichtet werden. Diese Meldestelle muss einem Hinweisgeber die Möglichkeit geben, schriftlich oder mündlich sowie im Rahmen eines persönlichen Treffens vertraulich eine Meldung zu erstatten.
Von Seiten der Meldestelle muss beurteilt werden, in wieweit der Meldende zum Kreis der möglichen Personen zählt, die eine Meldung erstatten können. Auch beim Inhalt der Meldung ist zu beurteilen, in wieweit diese im Kontext zu dem Gesetz steht.
- Eingehende Meldungen werden in abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes dokumentiert (§ 11 HinSchG).
- Bestätigung des Meldungseingangs an die hinweisgebende Person innerhalb von 7 Tagen (§ 17 HinSchG).
- Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt.
- Innerhalb von 3 Monaten muss der Meldende über Aufklärungsstand seiner Meldung informiert werden.
- Die dokumentierte Meldung ist sicher und vertraulich für 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren (§ 11 HinSchG).
Was ist in Bezug auf die interne Meldestelle zu beachten?
- Die interne Meldestelle kann sowohl firmen- / behördenintern als auch durch einen externen Dienstleister betrieben werden.
- Die Leitung sowie die Mitarbeiter der Meldestelle, so genannte Meldestellenbeauftragte (Case Manager), müssen im Rahmen ihrer Tätigkeit unabhängig sein, so dass Interessenkonflikte ausgeschlossen werden können. Es muss stets die Vertraulichkeit gewahrt werden.
- Des Weiteren ist von allen Mitarbeitern der Meldestelle ein Fachkundenachweis nach § 15 Abs. 2 HinschG zu erbringen.
- Informationen zu der internen Meldestelle und den Meldekanälen müssen an die Mitarbeiter gegeben werden.
Aufgaben der internen Meldestelle
- Einrichtung und Betreiben von Meldekanälen (§ 16 Abs. 1 HinSchG). Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen Zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben untersützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben (§ 16 Abs. 2 HinSchG).
- Durchführung eines Verfahrens für interne Meldungen.
- Ergreifen von Folgemaßnahme.
Warum ist es sinnvoll und kosteneffizient, die interne Meldestelle auszulagern?
Fachliche Kompetenz und Geheimhaltung
Die Auslagerung der internen Meldestelle hat für Unternehmen den Vorteil, dass sowohl eine
- vertrauliche Behandlung von Hinweisen durch Unabhängigkeit und
- der Nachweis der Fachkunde jederzeit gewährleistet sind.
- Ein externer Dienstleister steht zu keinem Zeitpunkt in einem Interessenkonflikt mit Kollegen oder den Führungskräften im Unternehmen / der Behörde.
Angebot einer ausgelagerten internen Meldestelle
Mit dem Fachkundenachweis nach § 15 Abs. 2 HinschG und meinen einschlägigen Kenntnissen in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit biete ich Ihnen an:
- Sie bei der Einrichtung Ihrer internen Meldestelle zu unterstützen.
- Die Einrichtung einer internen Meldestelle als Meldestellenbeauftragte (Case Manager) an mich auszulagern.
Ich freue mich, von Ihnen zu hören!
